A DistributionOne Kft.

adatkezelési tájékoztatója

- belső visszaélés-bejelentési rendszerrel kapcsolatban -

 

A jelen visszaélés-bejelentési rendszerrel kapcsolatos adatkezelési tájékoztató (a továbbiakban: „Tájékoztató”) ismerteti, hogy a DistributionOne Kereskedelmi és Szolgáltató Korlátolt Felelősségű Társaság (székhelye: 1107 Budapest, Fogadó utca 4.) milyen adatkezelési tevékenységet végez a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény (a továbbiakban: „Panasztörvény”) alapján a visszaélés-bejelentési rendszer működtetésével, bejelentések kivizsgálásával kapcsolatos feladatok (a továbbiakban: „Belső Visszaélés-bejelentési Rendszer”) ellátása során.

 

A Tájékoztató kivonatos ismertetését az alábbi táblázat tartalmazza. További információ a táblázatot követő részletes Tájékoztatóban található.

Adatkezelő:	DistributionOne Kft. (székhelye: 1107 Budapest, Fogadó utca 4.; cégjegyzékszáma: 01-09-959499; a továbbiakban: „Társaság” vagy „Adatkezelő”)
Érintettek köre:	A Tájékoztató akkor vonatkozik az Ön személyes adatainak kezelésére, ha Ön a Társaságnak, mint az Ön leendő, jelenlegi vagy volt foglalkoztatójának tevékenységével kapcsolatban bejelentést nyújt be a Társaság által a Belső Visszaélés-bejelentési Rendszer üzemeltetésére kijelölt, bejelentővédelmi ügyvédi tevékenységet ellátó Dr. Gál Barbara Ügyvédi Iroda (székhelye: 1126 Budapest, Beethoven utca 6/B. 1. emelet; nyilvántartó hatóság: Budapesti Ügyvédi Kamara; Kamarai azonosító száma: 36060393; e-mail címe: office@drgallegal.com; a továbbiakban: „Bejelentővédelmi Ügyvéd”) részére. A Tájékoztató vonatkozik továbbá a bejelentésben érintett személyekre és a bejelentéssel kapcsolatban érdemi információval rendelkezőkre is.
Adatkezelés célja:	A Társaság az Ön adatait a Panasztörvény alapján az alábbi célokból kezeli: Belső Visszaélés-bejelentési Rendszer működtetése, kapcsolattartás, vizsgálat lefolytatása, vizsgálattal kapcsolatos tájékoztatás, bejelentések megosztása, jogi intézkedések megtétele.
Adatkezelés jogalapja:	Az adatkezelés jogalapja lehet: jogi kötelezettség teljesítése vagy az Ön hozzájárulása.
Kezelt adatok köre:	A Társaság által kezelt személyes adatok magukban foglalják különösen a bejelentő, a bejelentésben érintett személyek és a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkező személyek személyi adatait (vezetéknév, keresztnév, e-mail cím, telefonszám), a bejelentésben szereplő egyéb személyes adatokat tartalmazó tényeket, valamint az e körben a Társaság által gyűjtött egyéb személyes adatokat tartalmazó információkat és vizsgálattal kapcsolatos adatokat (vizsgálat eredményei, jelentés tartalma).
Kezelt adatok forrása és adattovábbítás:	A bejelentéssel kapcsolatos személyes adatok forrása a bejelentő, illetve a vizsgálat lefolytatásával kapcsolatos személyes adatok forrása a bejelentésben érintett személy, érdemi információval rendelkező személy vagy a Társaság lehet. Az Ön személyes adatait szigorúan bizalmasan kezeljük. A Társaság a Bejelentővédelmi Ügyvédet bízta meg a Belső Visszaélés-bejelentési Rendszer üzemeltetésével és a bejelentések kivizsgálásával. Az Ön adatait a bejelentés kezelése és a vizsgálat lefolytatása során kizárólag az arra jogosult munkavállalóinkkal, szolgáltatóinkkal, és az illetékes hatóságokkal osztjuk meg, biztosítva az Ön személyes adatainak szigorúan bizalmas kezelését.
Az Önt megillető jogok:	Önnek mint érintettnek joga van ahhoz, hogy kérelmezze az Adatkezelőtől az Önre vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, valamint tiltakozzon a személyes adatai kezelése ellen, valamint ahhoz, hogy az Önre vonatkozó személyes adatokat megkapja, és ezeket egy másik adatkezelőnek továbbítsa. Amennyiben adatait az Ön hozzájárulása alapján kezeljük, úgy Ön a hozzájárulását bármikor visszavonhatja. Ha Ön gyakorolni kívánja fenti jogait, úgy kérjük, forduljon hozzánk mint Adatkezelőhöz e-mailben a(z) bejelentes@retrojeans.com címen, vagy postai úton a DistributionOne Kft., 1107 Budapest, Fogadó utca 4. címen.
Panasztételi lehetőség:	Amennyiben úgy érzi, hogy a Társaság megsértette a személyes adatok védelméhez fűződő jogait, úgy jogainak megsértése esetén az Adatkezelő ellen (az Ön választása szerint az alperes székhelye vagy az Ön lakóhelye szerint illetékes) bírósághoz fordulhat. Panasszal pedig a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál élhet (cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.; telefon: +36 (1) 391-1400; e-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu).

 

 A DistributionOne Kft.

adatkezelési tájékoztatója

- belső visszaélés-bejelentési rendszerrel kapcsolatban -

 

A jelen visszaélés-bejelentési rendszerrel kapcsolatos adatkezelési tájékoztató (a továbbiakban: „Tájékoztató”) ismerteti, hogy a DistributionOne Kereskedelmi és Szolgáltató Korlátolt Felelősségű Társaság (székhelye: 1107 Budapest, Fogadó utca 4.; továbbiakban: „Társaság” vagy „Adatkezelő”) milyen adatkezelési tevékenységet végez a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény (a továbbiakban: „Panasztörvény”) alapján a visszaélés-bejelentési rendszer működtetésével, bejelentések kivizsgálásával kapcsolatos feladatok (a továbbiakban: „Belső Visszaélés-bejelentési Rendszer”) ellátása során. Az Adatkezelő Belső Visszaélés-bejelentési Rendszerének eljárási szabályzatát itt ismerheti meg.

 

1.              Adatkezelő adatai 

Adatkezelő neve: DistributionOne Kereskedelmi és Szolgáltató Korlátolt Felelősségű Társaság 

Székhelye: 1107 Budapest, Fogadó utca 4.

Cégjegyzékszáma: 01-09-959499

Adószáma: 23310465-2-42

E-mail címe: bejelentes@retrojeans.com

 

2.              Vonatkozó jogszabályok

A Társaság az alábbiakban ismerteti a Belső Visszaélés-bejelentési Rendszerhez kapcsolódó adatkezelési gyakorlatát, bemutatja azokat az elvárásokat, amelyeket saját magával mint adatkezelővel szemben fogalmazott meg, és tart be. Adatkezelési alapelvei összhangban vannak az adatvédelemmel kapcsolatos hatályos jogszabályokkal, így különösen az alábbiakkal:

·       az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről (a továbbiakban: „Általános Adatvédelmi Rendelet” vagy „GDPR”); 

·       az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: „Infotv.”); 

·       a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény (a továbbiakban: „Panasztörvény”) és a

·       Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. számú törvény (a továbbiakban: „Ptk.”).

 

3.              Az érintettek köre

A jelen Tájékoztató akkor vonatkozik az Ön személyes adatainak kezelésére, ha Ön a Társaságnak, mint az Ön leendő, jelenlegi vagy volt foglalkoztatójának tevékenységével kapcsolatban bejelentést nyújt be a Társaság által a Belső Visszaélés-bejelentési Rendszer üzemeltetésére kijelölt, bejelentővédelmi ügyvédi tevékenységet ellátó Dr. Gál Barbara Ügyvédi Iroda (székhelye: 1126 Budapest, Beethoven utca 6/B. 1. emelet; nyilvántartó hatóság: Budapesti Ügyvédi Kamara; Kamarai azonosító száma: 36060393; e-mail címe: office@drgallegal.com; a továbbiakban: „Bejelentővédelmi Ügyvéd”) részére, a Bejelentővédelmi Ügyvéd honlapján keresztül (www.drgallegal.com; a továbbiakban: „Honlap”), e-mail útján (bejelentes@drgallegal.com) vagy személyes találkozó során a Bejelentővédelmi Ügyvéd székhelyén (a továbbiakban: „Bejelentés”). A Tájékoztató hatálya vonatkozik továbbá a (i) Bejelentésben érintett személyekre és a (ii) Bejelentéssel kapcsolatban érdemi információval rendelkezőkre is:

(i)             A Bejelentésben érintett személy az a személy, akinek a magatartása vagy mulasztása okot adott a Bejelentésre. A Bejelentővédelmi Ügyvéd a Bejelentés kivizsgálásának megkezdésekor a Bejelentésben érintett személyt tájékoztatja a Bejelentésben szereplő állításokról, a személyes adatai védelmével kapcsolatban az őt megillető jogokról, valamint az adatainak kezelésére vonatkozó szabályokról. A tájékoztatást követően a Bejelentésben érintett személy – akár jogi képviselő útján – kifejtheti a Bejelentéssel kapcsolatos, bizonyítékokkal alátámasztott álláspontját. A fenti tájékoztatásra kivételesen, indokolt esetben később is sor kerülhet, ha az azonnali tájékoztatás meghiúsítaná a Bejelentés hatékony kivizsgálását. 

(ii)           Jelen Tájékoztató továbbá akkor is vonatkozik az Ön személyes adatai kezelésére, ha Ön a Bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet, és a Bejelentés kivizsgálásához a személyes adatai kezelése elengedhetetlen.

 

4.              Gyűjtött adatok köre, forrása

A Társaság a Belső Visszaélés-bejelentési Rendszer működtetése során az Ön személyes adatait kizárólag a jelen Tájékoztatóban meghatározott célok elérése érdekében gyűjti és kezeli, valamint biztosítja, hogy az adatkezelés annak minden szakaszában az adatkezelés céljának megfelelően történjen. A gyűjtött információk lehetővé teszi számunkra, hogy Belső Visszaélés-bejelentési Rendszer működtetése során a vonatkozó jogszabályokkal összhangban járjunk el és eleget tegyünk a jogszabályok által ránk rótt jogi kötelezettségnek Belső Visszaélés-bejelentési Rendszer működtetése, kapcsolattartás, vizsgálat lefolytatása, vizsgálattal kapcsolatos tájékoztatás, bejelentések megosztása, jogi intézkedések megtétele során.

A Belső Visszaélés-bejelentési Rendszer működtetése során az alábbi kategóriákba sorolható személyes adatokat gyűjtjük:

(i)            Személyes adatok: a bejelentők, a bejelentéssel érintett személyek és a bejelentéssel kapcsolatban érdemi információval rendelkező személyek neve, kapcsolattartási adatai, foglalkoztató neve, foglalkoztatóval fennálló (fennállt) jogviszony adatai. 

(ii)           Bejelentéssel kapcsolatos egyéb személyes adatok: a Bejelentésben szereplő tényekben, előadásokban, és az azok ellenőrzése során összegyűjtött további információkban foglalt egyéb személyes adatok. 

(iii)          Kivizsgálással kapcsolatos egyéb személyes adatok: a vizsgálat során feltárt adatokban, a vizsgálati jelentés tartalmában, eredményeiben foglalt egyéb személyes adatok. 

A gyűjtött adatok forrása a Bejelentés megtételekor a bejelentő, míg a vizsgálat lefolytatása során a bejelentő, a Bejelentéssel érintett személy, bejelentéssel kapcsolatban érdemi információval rendelkező személy vagy a maga az Adatkezelő lehet. 

 

5.              Adatkezelés célja és jogalapja

A Belső Visszaélés-bejelentési Rendszer működtetése során az alábbi célokból és jogalapokon kezeljük az Ön személyes adatait: 

(i)             Belső Visszaélés-bejelentési Rendszer működtetése: A Belső Visszaélés-bejelentési Rendszer működtetése során elkerülhetetlenül kezeljük az Ön személyes adatait, a bejelentéssel és a kivizsgálással kapcsolatos adatokat, hiszen ezen adatok birtokában tudjuk eldönteni, hogy szükséges-e a kivizsgálás lefolytatása és amennyiben igen, úgy ezen adatok alapján tudjuk a vizsgálatot lefolytatni. Jogalapja: jogi kötelezettség teljesítése a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja és a Panasztörvény 18. § (1) bekezdése alapján; 

(ii)           Kapcsolattartás: kapcsolatot tartunk a bejelentővel és a bejelentésben érintett személyekkel, akiktől a Bejelentés kivizsgálása érdekében tájékoztatást, felvilágosítást kérhetünk. Továbbá a bejelentő kérésére tájékoztatjuk a bejelentőt a bejelentéssel kapcsolatos eseményekről, a vizsgálat eredményéről, a Társaság által tett intézkedésekről, vagy a vizsgálat lefolytatásának elutasításáról. Jogalapja: jogi kötelezettség teljesítése a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja és a Panasztörvény 22. § (5) bekezdése és 24. § (1) bekezdése alapján; 

(iii)          Vizsgálat lefolytatása: a Társaság a Bejelentés alapján vizsgálatot folytathat le. Jogalapja: jogi kötelezettség teljesítése a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja és a Panasztörvény 22. § (2) bekezdése alapján; 

(iv)          Bejelentések megosztása: a bejelentő személyes adatait bizalmasan kezeljük és kizárólag akkor osztjuk meg azokat a Társaságon belüli, illetve harmadik személyekkel, ha a bejelentő a személyes adatainak továbbításához előzetesen írásban hozzájárult. Jogalapja: a bejelentő hozzájárulása a GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pontja alapján;

(v)           Jogi intézkedések megtétele: a Társaság jogi kötelezettsége, hogy a Bejelentésben érintett személy, a Bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkező személy, valamint a rosszhiszemű bejelentő személyes adatait a vizsgálatban közreműködő szervezetek, ügyvédi irodák és hatóságok részére továbbítsa. Jogalapja: jogi kötelezettség teljesítése a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja és a Panasztörvény 23. §-a alapján.

 

6.              Adatkezelés időtartama

Amennyiben az adott adatkezelés az Ön hozzájárulásán alapul, úgy a hozzájárulása alapján kezelt adatokat a hozzájárulás visszavonásáig kezeljük, de legfeljebb két évig. A hozzájárulás visszavonása nem eredményezi a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűtlenségét. 

Amennyiben az adott adatkezelés jogalapja jogi kötelezettség teljesítése, úgy az ezen a jogalapon kezelt adatok kezelésének ideje: a jogi kötelezettséggel kapcsolatos bármely igény elévülési ideje.

 

7.              Adattovábbítás

A Társaság a bejelentő személyes adatait szigorúan bizalmasan kezeli. A bejelentés kezelése és a vizsgálat során az Ön személyes adatait a Társaság szervezetén belül kizárólag az adatai megismerésére jogosult munkavállalóinkkal, a Bejelentővédelmi Ügyvéddel és adatfeldolgozó szolgáltatókkal osztjuk meg, megőrizve a személyes adatai biztonságát. Egyéb harmadik személyek esetében kizárólag az Ön hozzájárulása alapján továbbítjuk a személyes adatait. 

Ha Ön Bejelentésben érintett személy, a Bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkező személy, illetve, ha a bejelentést rosszhiszeműen tette meg, úgy az Ön adatait az Ön hozzájárulása nélkül is megoszthatjuk az alábbi címzettekkel:

(i)             Bejelentővédelmi Ügyvéd: a Társaság által megbízott Dr. Gál Barbara Ügyvédi Iroda (székhelye: 1126 Budapest, Beethoven utca 6/B. 1. emelet; nyilvántartó hatóság: Budapesti Ügyvédi Kamara; Kamarai azonosító száma: 36060393; e-mail címe: office@drgallegal.com) látja el a Belső Visszaélés-bejelentési Rendszer üzemeltetését és ennek keretében önálló adatkezelőként jár el, a Bejelentővédelmi Ügyvéd a bejelentéseket szigorúan bizalmasan, ügyvédi titoktartás betartása mellett kezeli.

(ii)           Szolgáltatók: A Társaság megoszt bizonyos személyes információkat olyan, az Európai Unióban található harmadik személy szolgáltatókkal, akik szoftveres alkalmazásokat, honlap üzemeltetést és egyéb technológiákat szolgáltatnak, valamint meghatározott szolgáltatásokat nyújtanak (a továbbiakban: „Adatfeldolgozó”). Az Adatfeldolgozó csak olyan, a Társaság által gyűjtött személyes adathoz juthat hozzá, amelyek szükségesek a munkája elvégzéséhez vagy a jogszabályok betartásához. Az Adatfeldolgozó soha nem használja fel ezeket az információkat semmilyen más célra, kizárólag az Adatkezelő részére nyújtott szolgáltatásuk teljesítése céljából. Az adatfeldolgozás során az Adatfeldolgozónak meg kell felelnie a jelen Tájékoztató, a vonatkozó hatályos jogszabályok, valamint a közte és a Társaság között fennálló szerződések rendelkezéseinek is. Az alábbi vállalkozások adatfeldolgozó tevékenységét vesszük igénybe, valamint az alábbi cégek részére adunk át adatot:

 

Név	Bejegyzett székhely	Ország	Tevékenység (adatfeldolgozás szolgáltatás)
Rackforest Kft.	1132 Budapest, Victor Hugo utca 18-22. 3. emelet 3008.	Magyarország	Tárhely- és levelezőrendszer szolgáltatás

 (iii)          Egyéb harmadik felek: személyes adatait megoszthatjuk közreműködő külső szervezetekkel, hatóságokkal, bíróságokkal, amennyiben az a vizsgálat lefolytatásához a Társaság jogi kötelezettségének teljesítéséhez, valamint jogos érdekeinek érvényesítéséhez, védelméhez szükséges. Bejelentőként az Ön személyazonosító adatait csak akkor továbbítjuk a fenti címzetteknek, ha Ön ahhoz hozzájárult vagy az adatai továbbítását jogszabály előírja. Az Ön személyes adatait nem továbbítjuk az Európai Unión kívüli országba.

 

8.              Az Ön jogai

A Társaság az Ön alábbi jogai gyakorlására irányuló kérelmét az annak beérkezésétől számított legfeljebb egy hónapon belül teljesíti. A kérelem beérkezésének napja a határidőbe nem számít bele.

(i)            Hozzájárulás visszavonása: Ha az Ön hozzájárulására alapítjuk az adatkezelésünket, Ön a hozzájárulását bármikor visszavonhatja. Ebben az esetben nem kezeljük tovább a személyes adatait. A hozzájárulás visszavonása nem eredményezi a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűtlenségét. 

(ii)           Tájékoztatáshoz való jog és a helyesbítéshez való jog: Ön jogosult arra, hogy a Társaságtól visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, továbbá arra, hogy a Társaság indokolatlan késedelem nélkül helyesbítse vagy kiegészítse az Önre vonatkozó pontatlan vagy helytelen személyes adatokat. 

(iii)          Törléshez való jog: Ön jogosult arra, hogy kérésére a Társaság indokolatlan késedelem nélkül törölje az Önre vonatkozó személyes adatokat, a Társaság pedig köteles arra, hogy az Önre vonatkozó személyes adatokat indokolatlan késedelem nélkül törölje. Amennyiben a személyes adatok kezelése jogszabályi kötelezettségen, vagy az Adatkezelő jogos érdekén alapul (például: jogi igények érvényesítése) úgy a Társaság jogosult a személyes adatok jogszabályban meghatározottak szerinti további kezelésére.

(iv)          Tiltakozáshoz való jog: Ön jogosult arra, hogy bizonyos esetekben, saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor tiltakozzon személyes adatainak kezelése ellen, amennyiben a személyes adatainak kezelése a Társaság jogos érdekén vagy közvetlen üzletszerzésen alapul.  

(v)           Adatkezelés korlátozásához való jog: Ön jogosult arra, hogy kérésére a Társaság bizonyos esetekben (például: a személyes adatok pontatlansága esetén, vagy ha az adatkezelés jogellenes) korlátozza a személyes adatainak kezelését. 

(vi)          Adathordozhatósághoz való jog: Bizonyos esetekben Ön jogosult arra, hogy az Önre vonatkozó, az Ön által a Társaság rendelkezésére bocsátott személyes adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja, továbbá jogosult arra, hogy ezeket az adatokat egy másik adatkezelőnek továbbítsa anélkül, hogy ezt a Társaság akadályozná.

 

 9.              Panasztétel, jogorvoslat

Amennyiben úgy ítéli meg, hogy a Társaság a személyes adatainak kezelése során megsértette a hatályos adatvédelmi követelményeket, akkor panaszt nyújthat be a NAIH-hoz (Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság, cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11., postacím: 1363 Budapest, Pf.: 9.; e-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu, honlap: www.naih.hu), vagy lehetősége van adatainak védelme érdekében bírósághoz fordulni, amely az ügyben soron kívül jár el. Ebben az esetben szabadon eldöntheti, hogy a lakóhelye (állandó lakcím) vagy a tartózkodási helye (ideiglenes lakcím) szerint nyújtja-e be keresetét. A lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszéket megkeresheti a http://birosag.hu/ugyfelkapcsolatiportal/birosag-kereso oldalon. 

 

10.           A Tájékoztató módosítása

A Társaság jogosult arra, hogy a jelen Tájékoztatót a jogszabályi környezetben vagy az adatkezelési tevékenységben bekövetkezett változás esetén módosítsa. A Tájékoztató dátuma a dokumentum végén kerül feltüntetésre. A Társaság minden tőle telhetőt megtesz annak érdekében, hogy az érintetteket kellő időben értesítse a tervezett módosításokról.

 

11.           További információ

Ha bármilyen kérdése felmerül a jelen Tájékoztatóval vagy a Belső Visszaélés-bejelentési Rendszer működtetésével kapcsolatban, kérjük, vegye fel velünk a kapcsolatot a bejelentes@retrojeans.com e-mail címen.

 

Kelt Budapesten, 2024. január 15. napján

Visszaélés-bejelentési szabályzat

 

DistributionOne Kft.

 

Hatályos: 2024. január 15. napjától

Érvényes: Visszavonásig

 

A DistributionOne Kft. 

visszaélés-bejelentési szabályzata

 

1.              Bevezetés

1.1.          A jelen visszaélés bejelentési szabályzat (a továbbiakban: „Szabályzat”) ismerteti a a DistributionOne Kereskedelmi és Szolgáltató Korlátolt Felelősségű Társaság (székhelye: 1107 Budapest, Fogadó utca 4.; cégjegyzékszáma: 01-09-959499; a továbbiakban: „Társaság” vagy „Foglalkoztató”) által, a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény (a továbbiakban: „Panasztörvény”) alapján fennálló kötelezettségének megfelelően létrehozott, belső visszaélés-bejelentési rendszer (a továbbiakban: „Belső Visszaélés-bejelentési Rendszer”) működését és a bejelentési eljárás menetét.

1.2.          A Társaság elkötelezett amellett, hogy üzleti tevékenységét becsületesen és tisztességesen végezze. Ennek alapján a Társaság elvárja minden, a Panasztörvényben meghatározott foglalkoztatottól (lásd alább 2. pont), hogy tartsa be a Társaság által szabott magas elvárásokat, és tartsa tiszteletben a Társaság által képviselt értékeket és az elvárt magatartást.

1.3.          A jelen Szabályzat célja, hogy ösztönözze a jelen Szabályzat 3. pontjában leírt helytelen viselkedés bármely formájának bejelentését, útmutatást adjon az esetleges aggályok felvetéséhez és megerősítse, hogy a bejelentés bizalmas jellegét a Társaság megtartja, és hogy a jóhiszemű aggályokat a megtorlástól való félelem nélkül fel lehet vetni, még akkor is, ha azok később tévesnek bizonyulnak.

 

2.                 A Szabályzat alkalmazása

2.1.            A jelen Szabályzat az alábbi személyekre alkalmazandó:

(i)                    a Társaság leendő, jelenlegi és volt munkavállalói;

(ii)                  a Társasággal szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, illetve megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személy,

(iii)                 a Társaság tekintetében tulajdonosi részesedéssel rendelkező személy, valamint a foglalkoztató ügyviteli, ügyvezető, illetve felügyelő testületéhez tartozó személy, ideértve a nem ügyvezető tagot is, valamint

(iv)                 a Társaságnál tevékenységet végző gyakornok és önkéntes, illetve 

(v)                   azon személyek, akik névtelenül jelentenek be vagy hoznak nyilvánosságra jogszabálysértéseket.

(a továbbiakban együttesen: „Bejelentők”).

 

3.                 Bejelenthető visszaélések 

3.1.            A Bejelentőket arra bíztatjuk, hogy haladéktalanul jelentsék a következő cselekményeket (a továbbiakban: „Visszaélések”):

(i)                    csalás, vesztegetés vagy korrupció;

(ii)                  a pénzmosás és a terrorizmusfinanszírozás megelőzéséről szóló jogszabályok, az alkalmazandó exportellenőrzési és szankciós jogszabályok megsértése;

(iii)                 versenyjogi jogszabályok helyi szintű megsértése;

(iv)                 környezetvédelmi, egészségügyi és biztonsági előírások megsértése;

(v)                   emberi jogok megsértése;

(vi)                 az alábbi területeket érintő jogszabályi előírásoknak való meg nem felelés: közbeszerzések, pénzügyi szolgáltatások, termékek és piacok; termékbiztonság és compliance; közlekedésbiztonság; fogyasztóvédelem; a magánélet és a személyes adatok védelme, valamint a számítógépes hálózatok és rendszerek biztonsága;

(vii)                akkor is, ha nem jelentenek jogsértést:

a.     a Társaság bármely más belső szabályzatának és eljárásrendjének megsértése;

b.     potenciális vagy tényleges összeférhetetlenség;

c.     bármilyen típusú és bármilyen kritérium alapján történő hátrányos megkülönböztetés vagy zaklatás esetei;

d.     a titoktartás megsértése, a bizalmas információkkal való visszaélés;

e.     a Társaság erőforrásainak szabálytalan felhasználása;

f.      bennfentes információk visszaélésszerű felhasználása;

g.     a Bejelentővel, a Bejelentővédelmi Ügyvéddel vagy a Bejelentés kivizsgálásában résztvevő személlyel szembeni megtorló intézkedés;

h.     bármely olyan körülmény, amelynek orvoslása vagy megszüntetése a Társaság jogos érdekét vagy jogszabályba nem ütköző üzleti érdekét, vagy a Társaság tevékenységével kapcsolatos jogszabálysértés, a közbiztonság, a közegészség vagy a környezet veszélyeztetésének megszüntetését szolgálja.

3.2.            A Társaság bátorítja az olyan Visszaélések jóhiszemű bejelentését, amelyekről a Bejelentők tudomást szereznek. A Társaság emellett ösztönzi az olyan helyzetek bejelentését is, amikor a Bejelentőnek oka van azt feltételezni, hogy Visszaélés fog történni, nem csak akkor, amikor a Visszaélés már megtörtént (a továbbiakban együttesen: „Bejelentés”). 

3.3.            A fentiek ellenére a Bejelentés önkéntes, és nem jár pénzügyi vagy egyéb előnyök biztosításával a Bejelentő számára.

 

4.                 Belső Visszaélés-bejelentési Rendszer 

4.1.            A Társaság a Belső Visszaélés-bejelentési Rendszer üzemeltetésével és a Panasztörvény szerinti bejelentővédelmi ügyvédi tevékenység ellátásával a Dr. Gál Barbara Ügyvédi Irodát (székhelye: 1126 Budapest, Beethoven utca 6/B. 1. emelet; nyilvántartó hatóság: Budapesti Ügyvédi Kamara; Kamarai azonosító száma: 36060393; e-mail címe: office@drgallegal.com; a továbbiakban: „Bejelentővédelmi Ügyvéd”) bízta meg, aki a Belső Visszaélés-bejelentési Rendszer üzemeltetése körében fogadja a Bejelentéseket, jogi tanácsadást nyújt a Bejelentők részére, kapcsolatot tart a Bejelentőkkel, a Bejelentésben érintett személyekkel és a Bejelentéssel kapcsolatban érdemi információval rendelkezőkkel, valamint a Foglalkoztatóval, lefolytatja a Bejelentések kivizsgálását, tájékoztatást nyújt az arra jogosultaknak a vizsgálat eredményével kapcsolatban, illetve megosztja a Bejelentéseket a Foglalkoztatóval illetve az arra jogosultakkal a Panasztörvény szerinti korlátozással. 

4.2.            Bejelentés megtétele

4.2.1.        A Bejelentők Bejelentéseiket a Bejelentővédelmi Ügyvéd részére címezve, az alábbi fórumokon írásban, vagy szóban tehetik meg: a Bejelentővédelmi Ügyvéd honlapján található üzenetküldő alkalmazás használatával (www.drgallegal.com), e-mail útján a bejelentes@drgallegal.com e-mail címre küldött üzenettel, vagy postai úton a Dr. Gál Barbara Ügyvédi Iroda, 1126 Budapest, Beethoven utca 6/B. 1. emelet címre küldött postai küldemény megküldésével, továbbá személyesen, a Bejelentővédelmi Ügyvéd székhelyén (1126 Budapest, Beethoven utca 6/B. 1. emelet), e-mail (bejelentes@drgallegal.com) útján előzetesen egyeztetett időpontban.  

4.2.2.        A Bejelentés névtelenül is megtehető, azonban a Bejelentés érdemi és teljeskörű kivizsgálásához arra buzdítjuk a Bejelentőket, hogy a Bejelentésben az alábbi adatokat adják meg: Bejelentő vezeték- és keresztneve és elérhetősége (e-mail cím, telefonszám), a Visszaéléssel kapcsolatos tények, adatok, esetleges bizonyítékok. 

4.2.3.        Amennyiben a Bejelentés névtelenül történik és a Bejelentő személye nem azonosítható be, úgy a Bejelentővédelmi Ügyvéd és/vagy Foglalkoztató dönthet a Bejelentés kivizsgálásának mellőzése mellett is (lásd jelen Szabályzat 4.4.4 pontját).  

4.3.            Bejelentés fogadása, továbbítása

4.3.1.        A Belső Visszaélés-bejelentési Rendszer üzemeltetésével megbízott Bejelentővédelmi Ügyvéd a belső visszaélés-bejelentési rendszerben tett írásbeli Bejelentés (lásd a jelen Szabályzat 4.2.1. pontját) kézhezvételétől számított hét napon belül a Bejelentés megtételéről visszaigazolást küld a Bejelentő számára. A visszaigazolás keretében a Bejelentő részére általános tájékoztatást is nyújt az alkalmazandó eljárási és adatkezelési szabályokról.

4.3.2.        Ha a Bejelentő személyesen teszi meg a Bejelentését, a Bejelentővédelmi Ügyvéd a szóbeli bejelentést a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerint megtett tájékoztatást követően – tartós és visszakereshető formában rögzíti, vagy írásba foglalja és – annak ellenőrzésére, helyesbítésére, aláírással történő elfogadására vonatkozó lehetőség biztosítása mellett – a Bejelentő számára másodpéldányban átadja. A Bejelentővédelmi Ügyvéd a szóbeli Bejelentés írásba foglalása során teljes és pontos jegyzőkönyvet készít.

4.3.3.        A Bejelentővédelmi Ügyvéd a Bejelentést továbbítja a Foglalkoztató részére, de a Bejelentő azonosítását lehetővé tevő adatok tekintetében a Bejelentésnek a Bejelentő azonosítását lehetővé tevő adatot nem tartalmazó kivonatát küldi meg a Foglalkoztatónak, kivéve, ha a Bejelentő előzetesen, írásban hozzájárult személyes adatai továbbításához.

4.3.4.         Ha a Bejelentés a Foglalkoztató vezető tisztségviselőjének cselekményével vagy mulasztásával függ össze, a Bejelentővédelmi Ügyvéd a Foglalkoztató felügyelőbizottságát, könyvvizsgálóját, a megbízó legfőbb döntéshozó szervét vagy a tulajdonosi jogok gyakorlóját köteles a Bejelentésről haladéktalanul értesíteni.

4.4.            Bejelentés kivizsgálása, intézkedések

4.4.1.        A Bejelentővédelmi Ügyvéd a Bejelentésben foglaltakat a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül, de legfeljebb a Bejelentés beérkezésétől számított harminc napon belül kivizsgálja. A harminc napos határidőt különösen indokolt esetben, a Bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett lehet meghosszabbítani. A Bejelentőt ebben az esetben a kivizsgálás várható időpontjáról és a kivizsgálás meghosszabbítása indokairól is tájékoztatni szükséges. A Bejelentés kivizsgálása a határidő meghosszabbítása esetén sem haladhatja meg a három hónapot.

4.4.2.        A Bejelentővédelmi Ügyvéd a Bejelentés kivizsgálása során a Bejelentésben szereplő személyes adatokat bizalmasan, kizárólag a Panasztörvény és a vonatkozó adatvédelmi szabályok alapján kezeli és osztja meg az arra jogosultakkal (jogosult lehet a Foglalkoztató által a vizsgálatra kijelölt alkalmazottak köre). 

4.4.3.        A bejelentés kivizsgálása során a Bejelentővédelmi Ügyvéd kapcsolatot tart a Bejelentővel, ennek keretében a Bejelentés kiegészítésére, pontosítására, a tényállás tisztázására, valamint további információk rendelkezésre bocsátására hívhatja fel a Bejelentőt. Ezen felül jogi tanácsadást is nyújthat a Bejelentőnek a Bejelentés megtételével kapcsolatosan. 

4.4.4.        A bejelentés kivizsgálása mellőzhető, ha

(i)                    a Bejelentést azonosíthatatlan bejelentő tette meg,

(ii)                  a Bejelentést nem a jelen Szabályzat 2.1 pontja szerint erre jogosult személy tette meg,

(iii)                 a Bejelentés ugyanazon Bejelentő által tett ismételt, a korábbi Bejelentéssel azonos tartalmú bejelentés, illetve

(iv)                  a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a Bejelentésben érintett személy jogainak a bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban.

4.4.5.        A Bejelentővédelmi Ügyvéd a Bejelentés kivizsgálásának megkezdésekor a Bejelentésben érintett személyt tájékoztatja a Bejelentésben szereplő állításokról, a személyes adatai védelmével kapcsolatban az őt megillető jogokról, valamint az adatainak kezelésére vonatkozó szabályokról. A Bejelentésben érintett személy az a személy, akinek a magatartása vagy mulasztása okot adott a Bejelentésre. A tájékoztatást követően a Bejelentésben érintett személy – akár jogi képviselő útján – kifejtheti a Bejelentéssel kapcsolatos, bizonyítékokkal alátámasztott álláspontját. A fenti tájékoztatásra kivételesen, indokolt esetben később is sor kerülhet, ha az azonnali tájékoztatás meghiúsítaná a Bejelentés hatékony kivizsgálását.

4.4.6.        A Bejelentővédelmi Ügyvéd a Bejelentés kivizsgálásának során meghallgatja azokat a személyeket is, akik a Bejelentéssel kapcsolatosan érdemi információval rendelkeznek. 

4.4.7.        A Bejelentés kivizsgálása során értékelni kell a Bejelentésben foglalt körülmények helytállóságát, az adott Visszaélés súlyosságát és meg kell hozni azokat az intézkedéseket, amelyek alkalmasak a Visszaélések orvoslására. Ha a Bejelentés alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, akkor intézkedni kell a feljelentés megtételéről.

4.4.8.        A Bejelentővédelmi Ügyvéd a Bejelentés kivizsgálásáról vagy annak mellőzéséről és a mellőzés indokáról, a Bejelentés kivizsgálásának az eredményéről, a megtett vagy tervezett intézkedésekről a Bejelentőt – a Bejelentés beérkezésétől számított harminc napon, de legkésőbb 3 hónapon belül – írásban tájékoztatja, kivéve, ha a Bejelentővédelmi Ügyvéd a Bejelentőt a fentiekről szóban tájékoztatta, aki a tájékoztatást tudomásul vette.

 

5.                 Titoktartási kötelezettség 

5.1.            A Foglalkoztató és a Bejelentővédelmi Ügyvéd minden ésszerű óvintézkedést megtesz annak érdekében, hogy a Bejelentő személyazonosságát bizalmasan kezelje, összhangban az alapos és tisztességes vizsgálat lefolytatásával és a vonatkozó jogszabályok betartásával. A Bejelentéssel kapcsolatos vizsgálati anyaghoz csak azok a személyek férhetnek hozzá, akiknek feltétlenül ismerniük kell annak tartalmát. A Bejelentővédelmi Ügyvéd a Bejelentő kilétét kifejezett beleegyezése nélkül nem fedi fel a Foglalkoztató felé sem. 

5.2.            A Bejelentő személye és a Bejelentés kivizsgálása során feltárt egyéb információk csak abban az esetben adhatók ki harmadik személyek részére, ha ezt jogszabályi kötelezettség előírja, az abban meghatározott feltételek és korlátok betartása mellett. Ebben az esetben a Bejelentőt előzetesen, írásban tájékoztatják a személyazonosságának feltárásáról és a kérdéses, bizalmas adatok feltárásának okairól. E tájékoztatási kötelezettség nem áll fenn, ha ezen tájékoztatás veszélyeztetné a vizsgálatot vagy jogi eljárásokat. 

6.                 Bejelentő védelme

6.1.            A Társaság nem tűr el semmilyen megtorlást olyan Bejelentővel szemben, aki jóhiszeműen tesz Bejelentést a jelen Szabályzatnak megfelelően. A Bejelentő a Bejelentésével és/vagy az információ nyilvánosságra hozatalával összefüggésben védelemben részesül, ha a jogszabályi követelmények teljesülnek. 

6.2.            Megtorló intézkedések a következők lehetnek: felmondás, visszaminősítés, megrovás vagy fenyegetés; a munkakörülmények változásai; kompenzáció vagy a státusz csökkentése; kizárás olyan tevékenységekben való részvételből, amelyek jelentősen hozzájárulnak a szakmai vagy oktatási előmenetelhez, amelyek egyébként elérhetők lennének. A megtorló intézkedések közé tartozhat továbbá valótlan bejelentés a kormányzati szervek, hatóságok felé, polgári peres kereset benyújtása, újbóli ellenőrzés megkövetelése vagy egy családtaggal szembeni hátrányos intézkedés.

6.3.            A jelen Szabályzatban és az alkalmazandó jogszabályokban a Bejelentőkre vonatkozó, a személyazonosság védelmére vonatkozó rendelkezések egyaránt vonatkoznak azokra a személyekre is, akik munkájukkal összefüggésben segítik a Bejelentőt a bejelentési folyamatban. 

6.4.            Azok a Bejelentők, vagy azok segítői, akik úgy vélik, hogy a jelen 6. pontban részletezett megtorlásnak, fenyegetésnek, büntetésnek vagy retorziónak voltak kitéve, ügyüket a Társaság ügyvezetése elé terjeszthetik.

6.5.            A rosszhiszeműségből fakadó panaszok ezzel szemben fegyelmi eljárást vonhatnak maguk után a Bejelentővel szemben.

 

7.                 Adatok kezelése

7.1.            A jelen Szabályzat alkalmazása során a személyes adatok bármely kezelése a belső szabályoknak és a vonatkozó jogszabályoknak megfelelően történik. 

7.2.            A Társaság és a Bejelentővédelmi Ügyvéd a Belső Visszaélés-bejelentési Rendszer működtetése/ üzemeltetése során gyűjtött személyes adatok vonatkozásában önálló adatkezelőként jár el. A Társaság Belső Visszaélés-bejelentési Rendszerrel kapcsolatos adatkezelési tájékoztatója a Társaság honlapján érhető el. A Bejelentővédelmi Ügyvéd bejelentővédelmi ügyvédi tevékenységével kapcsolatos adatvédelmi tájékoztatóját a www.drgallegal.com honlapon találja. 

 

8.                 Záró rendelkezések

8.1.            A jelen Szabályzatot a Társaság a Társaság honlapján teszi hozzáférhetővé. A Társaság jogosult arra, hogy a jelen Szabályzatot a jogszabályi környezetben vagy a Belső Visszaélés-bejelentési Rendszer működésében bekövetkezett változás esetén módosítsa. Ilyen változás esetén a Társaság honlapján fogja megjeleníteni a Szabályzat módosított változatát.  

8.2.            Ha bármilyen kérdése felmerül a jelen Szabályzattal vagy a Belső Visszaélés-bejelentési Rendszer működtetésével kapcsolatban, kérjük, vegye fel velünk a kapcsolatot az bejelentes@retrojeans.com e-mail címen.